Damit nicht jedes automatisch einsortierte Dokument einzeln meldet, fassen wir das für jeden Nutzer gesammelt zusammen (In-App über die Glocke, optional zusätzlich per E-Mail). Wer benachrichtigt wird, richtet sich nach den bestehenden Ordner-Leserechten.
In-App-Sammelintervall Minuten
E-Mail-Versandzeit (täglich)
E-Mail-Absender (M365)
Das Postfach muss in Microsoft 365 existieren und der DMS-App-Registrierung muss dafür die Anwendungsberechtigung „Mail.Send" per Admin-Zustimmung erteilt sein – sonst schlägt der Versand fehl (wird im Audit-Protokoll vermerkt).
Nicht bearbeitete Projekte
Offene Projekte, die seit dieser Anzahl Wochen weder direkt geändert noch mit einem neuen Dokument versehen wurden, erscheinen mit einem Hinweis-Badge in der Projektübersicht und melden sich einmalig bei den Projekt-Beobachtern (ersatzweise den Administratoren).
Als inaktiv gilt nach Wochen
Klassifizierungen
Legt fest, welche Klassifizierungen bei Dokumenten wählbar sind und wie lange sie aufbewahrt werden. Die Klassifizierung eines einzelnen Dokuments wird weiterhin direkt in dessen Eigenschaften (Dokumentenvorschau) vergeben – hier verwaltest du nur die verfügbaren Klassifizierungen selbst.
Name
Aufbewahrung
Beschreibung
Status
Löschrechte (Projekte & Dokumente)
Löschen ist nur für Mitglieder der hier gewählten Entra-Sicherheitsgruppe möglich, zusätzlich muss die PIN eingegeben werden.
Administrator-Rechte
Mitglieder der hier gewählten Entra-Sicherheitsgruppe erhalten bei jeder Anmeldung automatisch Administratorrechte im DMS (inkl. Ordner-Berechtigungen verwalten). Entzug der Gruppenmitgliedschaft entzieht die Rechte beim nächsten Login wieder.
Ordner-Verwaltung
Als Administrator siehst du hier alle Ordner, unabhängig von bestehenden Freigaben. Klicke einen Ordner an, um je Gruppe Lese- oder Schreibrecht zu vergeben. Über die Symbole je Zeile: Unterordner anlegen, umbenennen, Einstellungen (Farbe/Beobachter) oder löschen.
Ordner links wählen
Datensicherung
Vollsicherung läuft täglich automatisch und unabhängig vom Login – sichert Datenbank und komplette Dokumentenablage auf alle aktiven Ziele. Inkrementelle Sicherung folgt in einer späteren Ausbaustufe.
Minuten
Sicherungsziele
Verlauf
Zeitpunkt
Typ
Ziel
Größe
Status
Wiederherstellung
Überschreibt die aktuellen Live-Daten und ist deshalb bewusst kein Ein-Klick-Vorgang. Für eine Wiederherstellung bitte an den Administrator wenden – der geführte Ablauf (Runbook, Sicherheitskopie des aktuellen Zustands, PIN-Bestätigung) läuft über app/restore.py.
Sicherungsziel hinzufügen
MULTIBETON KI Assistent
Verbindet DMS-Ordner mit AnythingLLM-Workspaces (lokales LLM). Jede Zeile ordnet einen Ordner (oder "alle Ordner") entweder einer Gruppe zu (nur deren Mitglieder sehen die Ergebnisse) oder lässt die Gruppe leer für "öffentlich" (für jeden angemeldeten Nutzer sichtbar). Ist ein Nutzer in mehreren zutreffenden Gruppen, werden alle passenden Workspaces abgefragt.
Fristen
Alle Dokumente mit Frist
Titel
Klassifizierung
Frist
Status
Bereiche
Ein Bereich ist die Vorlage für eine Gruppe von Projekten (z.B. „Produktion", „Wärmepumpen") – legt fest, ob eine Kontoverknüpfung dazwischenliegt (Bereich → Kunde → Projekt) und welche Zusatzfelder Projekte in diesem Bereich haben. Bei der Anlage eines neuen Projekts wird einer dieser Bereiche ausgewählt.
Name
Struktur
Zusatzfelder
Import-Quellen
Ordner und E-Mail-Postfächer, aus denen automatisch im eingestellten Zeitabstand importiert wird. Enthält ein Dokument/eine Mail eine bekannte Projektnummer (z.B. 500-26-0001), landet es direkt im passenden Projektordner – sonst im hier festgelegten Fallback-Ordner. Läuft unabhängig davon, wer angemeldet ist.
Kunden
Kunden-Stammdaten aus dem ERP. Ein Kunde kann mehrere Ansprechpartner haben – auf den Pfeil klicken, um sie eingerückt anzuzeigen. Der laufende ERP-Import kommt über die 5 Quellen "Personenkonten/Interessenten/Ansprechpartner/Artikelbezeichnung/Projekte" weiter unten – der Upload hier ist für den manuellen Einzelfall im alten Excel-Format.
Fünf eigenständige, zeitgesteuerte Importe – je Tabelle eine eigene Exportdatei. Zeitplan/Beobachtungsordner/manuelles "Jetzt ausführen" werden zentral im Tab „Import-Quellen" gepflegt, hier nur der Verlauf.
Zeitpunkt
Tabelle
Quelle
Zeilen
Ergebnis
Status
Belege-Stammdaten (Umsatz/Produkte)
Zeitplan/Beobachtungsordner werden zentral im Tab „Import-Quellen" gepflegt.
Zeitpunkt
Quelle
Zeilen
Neue Vorgänge
Neue Positionen
Status
Offene Posten (Mahnwesen)
Momentaufnahme, wird bei jedem Lauf komplett ersetzt (kein Verlauf über einzelne Posten). Zeitplan/Beobachtungsordner werden zentral im Tab „Import-Quellen" gepflegt.
Zeitpunkt
Quelle
Zeilen
Posten
Status
Veraltete Debitoren/Kreditoren bereinigen
Löscht alle Debitoren/Kreditoren (inkl. Ordner), deren Kontonummer nicht mehr im aktuellsten Personenkonten-Export steht – die Datei wird laut ERP bei jedem Export komplett neu erzeugt, ein fehlender Eintrag bedeutet also: Account im ERP nicht mehr vorhanden. Kunden mit echten Dokumenten, verknüpften Projekten oder Belegen werden dabei niemals gelöscht, sondern übersprungen und gemeldet. Interessenten sind nicht betroffen.
Vertreter-Zuordnung
Ordnet eine Vertreter-Nummer optional direkt einem Ordner zu. Ohne Eintrag wird bei neuen Kunden automatisch nach einem Ordner gesucht, dessen Name die Nummer enthält (z.B. "500/501 Petkau"). Wird künftig gebraucht, wenn Vertreter Gebiete wechseln. Der Button "Kunden-Ordnerstruktur anlegen/aktualisieren" legt einmalig die 9 Hauptordner sowie je einen Ordner pro Vertreter, Kundengruppe und aktivem Debitor-Kunden unter "Kunden" an (wiederholbar, legt beim erneuten Ausführen nur fehlende Ordner nach).
Vertreter-Nr.
Name
Ordner
Kundengruppen (ERP-Matchcode)
Bezeichnung je ERP-Kundengruppen-Code, aus dem Import übernommen. Bildet unter jedem Vertreter-Ordner einen Zwischenordner – nur wenn dort tatsächlich ein Kunde dieser Gruppe existiert.
Gruppen-Code
Bezeichnung
Zahlungskonditionen
Klartext je ERP-Zahlungskonditions-Code (aus Personenkonten/Beleg-Kopf). Dient nur der lesbaren Anzeige in Kundenansicht/-liste.
Code
Bezeichnung
Mahnstufen
Klartext je Mahnstufen-Nummer (aus der "Offene Posten"-Liste). Dient nur der lesbaren Anzeige.
Stufe
Bezeichnung
Artikel-Kategorien
Legt fest, ob eine Artikel-Bezeichnung (nicht die einzelne Artikelnummer – viele Artikelnummer-Varianten teilen dieselbe Bezeichnung) als "System" oder "Produkt" zählt. Steuert die Trennung "Meistgekaufte Systeme"/"Meistgekaufte Produkte" in der Kundenansicht. Noch nicht zugeordnete Artikel erscheinen dort NICHT, bis sie klassifiziert sind.
Bezeichnung
Artikelnummern
Kategorie
Telefonie (Anruf-Anzeige)
Bei eingehenden Anrufen über Placetel/MS Teams wird der passende Kunde samt Ansprechpartner und Projekten im KI-Assistenten-Panel angezeigt, solange der Anruf läuft. Es wird nicht aus dem DMS heraus telefoniert.
Anrufgruppen
Bei Placetel-Sammelgruppen zeigt der Anruf-Webhook die Nummer der Gruppe, nicht die persönliche Nummer. Hier hinterlegte Mitglieder (Benutzername) sehen Anrufe auf diese Gruppennummer ebenfalls im Anruf-Panel.
MULTIBETON DMS